Ég hafði lofað saumaklúbbssystrum mínum að skrá niður hvernig ég heklaði grænmetis- og ávaxtapoka til að taka með í innkaupin svo ég geti fækkað plastpokum í notkun á heimilinu.

Þegar ég var að byrja á skráningunni fannst mér upplagt að gera það með Google verkfærunum svo að auðvelt væri að dreifa henni. Í miðju kafi ákvað ég að nýta þessa skráningu til að læra eitthvað meira á Google verkfærin en það sem ég þegar kann svo að ég gerði eftirfarandi:

• Í stað hefðbundins Google Docs skjals notaði ég sniðmát úr Google Docs sem heitir fréttabréf (Newsletter Lively). Það er falleg uppsetning á fréttabréfi sem auðvelt er að fylla í með eigin texta og myndum. Kosturinn við þetta er að uppsetningin verður ekki formleg og „ferköntuð“ eins og ritgerð, hún er falleg og það var fljótlegt fyrir mig að setja inn eigin texta og myndir í stað þess að nota tímann til að finna út úr því hvernig ég vildi að þetta liti út. Með því að birta skráninguna í Google docs skjal er nýjasta útgáfa skjalsins alltaf aðgengileg í stað þess að þurfa að skipta út pdf-skjali ef eitthvað breytist eða þarf að leiðrétta.
• Þegar ég hafði lokið við skráninguna þá valdi ég að deila henni með því að birta hana á vefnum í stað þess að dreifa hlekk á hefðbundinn hátt. Með þessu móti mun skjalið líta út eins og vefsíða þegar smellt er á hlekkinn sem dreift verður. Á sínum tíma lærði ég þetta trix með myndbandi á You Tube eins og því sem er hérna fyrir neðan.

Þetta er fídus sem hægt er að nota í flestum Google verkfærunum eins og til dæmis Google Sheets og Google Slides og gerir t.d. dreifingu og birtingu skjala en ef hlekknum er dreift með hefðbundnum hætti.

• Ég vildi gera skráninguna aðgengilega fleirum en saumklúbbnum en samt ekki þannig að það væri fyrirhafnalaust að sækja hana. Ég hafði aldrei rekist á það í Google Docs hvernig maður læsti skjölum þar með lykilorðum. Þegar ég spurði Google leitarvafrann að því hvernig það væri gert þá rakst ég á að það er hægt að gera könnun með Google Forms og dreifa hlekknum að henni. Þar sem ég er einlægur aðdáandi Google Formsog þess að tengja verkfæri Google saman varð ég að prófa þessa leið. Og auðvitað nýtti ég nýju útgáfu Google Forms og prófaði t.d. að setja mína eigin mynd efst á könnunina. Þegar ég gerði könnunin um lykilorðið fór ég eftir leiðbeiningunum á myndbandinu sem er hérna fyrir neðan:

Ég sé fyrir mér það væri gaman að nýta þennan fídus í ratleikjum eða EduBreakOut jafnt sem vinnslu verkefna. Þegar búið er að finna lykilorð eða önnur svör eru þau slegin inn og í svarinu er svo hlekkurinn á næsta þraut eða verkefni.

• Þegar ég setti þetta svo inn í bloggfærsluna þá varð ég að finna út úr því hvernig þau sem vilja fá aðgang að skráningunni myndu nálgast lykilorðið. Ég ákvað að þau myndu senda mér tölvupóst með því að nota síðuna á blogginu sem heitir Hafa samband og ég myndi svo senda þeim lykilorðið til baka. Til þess að ég þurfi ekki að búa til nýja tölvupóst í hvert skipti sem ég svara beiðni um lykilorð bjó ég til það sem GMail kallar Canned response. Þá býr maður til staðlað svar sem geymist í tölvupóstinum og getur kallað fram í hvert skipti sem maður svarar tölvupósti með sömu spurningu. Ég fylgdi leiðbeiningum sem eru á myndbandinu hérna fyrir neðan.

Það er auðvelt að sjá fyrir sér hvernig þetta er nýtt þegar oft þarf að svara sömu spurningunni eða gefa leiðbeiningar í tölvupósti. Þá er gott að eiga staðlað svar í tölvupóstinum sínum.

Enn og aftur sýndi það sig að það er auðvelt að nota verkfæri Google bæði í leik og starfi. Það er bara spurning um að koma auga á notagildið og prófa sig áfram með það sem maður finnur af leiðbeiningum. Gangi ykkur vel.