Það er reynsla mín að það sé vel þess virði að leggja sig fram um að skilja hvernig verkfæri Google vinna saman.
Verkefni skólastjóra fámennra skóla eru fjölbreytt. Þar á meðal er aðstoð við söfnun í ferðasjóð. Í þeirri vinnu sem annarri spara rafrænir starfshættir Google (G Suite) mér mikla vinnu og utanumhald á alls kyns pappírum, tölvupóstum og skilaboðum á mörgum miðlum. Dæmi um það er sala ferðasjóðs nemenda á útikertum og móttaka pantana og greiðslna fyrir þá sölu:
- Könnun í Google Forms tekur við pöntunum og safnar saman netföngum þeirra sem leggja inn pantanir. Það er auðvelt að dreifa hlekk könnunarinnar (eða Qr kóða hennar) bæði í tölvupósti og á samfélagsmiðlum.
- Ef skólinn er með G Suite þá er einfalt og fljótlegt (tekur tvær mínutur) að búa til netfang söfnunarinnar eða einstakrar sölu sem tekur við tilkynningum um greiðslur.
- Viðbótin Form Limiter lokar könnuninni þegar við hættum að taka við pöntunum (bara muna muninn á AM og PM). Ég þarf ekki að muna að loka henni á hádegi á sunnudegi og foreldrar geta treyst því að þetta sé fjöldinn sem á að panta.
- Af því pantanaformið safnaði saman netföngum þeirra sem pöntuðu gæti ég notað viðbótina Yet Anotoher Mail Merge til að senda „persónulegan fjöldapóst“ til þeirra sem ekki hafa gengið frá greiðslunni þegar kertin koma. Netföngin eru nefnilega aðgengileg á Google Sheets og þaðan er auðvelt að tengja þau við tölvupóstinn.
Já, hvernig var þetta áður en skólinn fór í G Suite? Ég vil ekki muna það því ég kann betur við Google lífið.
